Os processos internos são o conjunto de atividades executadas que busquem por um objetivo comum. Seja qual for o objetivo, desenvolvimento de projetos, efetuar vendas, prestação de serviço etc. A realização precisa ser feita da melhor maneira possível para evitar que a empresa gaste mais tempo e dinheiro do que o necessário para a conclusão das tarefas.
É muito importante ter processos bem definidos, porque isso auxilia as empresas terem uma visão ampla de como estão os processos atuais acompanhando os resultados de maneira consistente. Além de aumentar a produtividade pois os fluxos de trabalhos estarão direcionados de forma eficiente, fazendo com que os colaboradores tomem decisões mais ágeis e assertivas. Apesar de ser algo essencial muitas empresas ainda não adotam essa prática, por simplesmente não conhecer ou não entender os benefícios que isso pode trazer à empresa.
Veja a seguir alguns benefícios resultantes da definição dos processos internos.
*Reduz o retrabalho
*Redução de custos
*Melhora a tomada de decisões
*Maior eficiência
*Maior produtividade
*Aumento de receita
*Satisfação dos clientes
*Agilidade e flexibilidade nos processos
*Interação entre os setores
Confira algumas etapas para que você possa implementar processos bem definidos na sua empresa.
1- Mapeie os processos internos
É necessário fazer o mapeamento de cada processo, faça um levantamento de todas as tarefas que são feitas diariamente em cada setor, e realizar uma análise para saber de que forma cada tarefa se inicia e como está performando. Para buscar entender melhor o que está funcionando, o que está errado e o que precisa ser modificado e melhorado.
2- Monitore os processos
Não esqueça de monitorar constantemente cada um dos processos, o monitoramento é essencial para saber se tudo está ocorrendo conforme o esperado, e caso seja preciso, realizar ajustes.
3- Interação entre setores
A interação entre os setores é uma engrenagem fundamental para o bom funcionamento dos processos internos pois eles precisam decorrer de forma conjunta e coesa. Todos os setores precisam ter uma boa comunicação e sincronia entre si, por isso é preciso que todos tenham a consciência de que o seu trabalho pode afetar outras áreas da empresa caso feito de maneira incorreta, prejudicando o desempenho dos demais colaboradores. Com uma interação bem feita o comprometimento de todos aumenta, gerando processos mais assertivos.
4- Comunicação interna
Comunicação entre os gestores e colaboradores é mais um dos pontos importantes para que os processos aconteçam com mais eficiência. Essa parte já envolve a gestão da empresa e os níveis de hierarquia.
Por isso uma comunicação clara e acessível é de extrema importância entre os colaboradores, pois evita possíveis desentendimentos e desmotivação caso as metas do setor não sejam atingidas. Facilite a interação entre os níveis de hierarquia da empresa, conversas objetivas sempre que possível para que os processos possam ser agilizados.
Com todos os colaboradores a par da situação, a solução para possíveis problemas poderão ser resolvidos de forma mais rápida e prática já que contam com vários pontos de vista.
5- Capacite seus colaboradores.
Quando os colaboradores estão engajados eles se tornam mais produtivos e também mais comprometidos com suas funções. Invista na capacitação para aprimorar as habilidades das equipes como um todo, é preciso que os colaboradores entendam os novos objetivos e as possíveis melhorias para que a sequência nos processos fique de forma mais fluída.
6- Invista em tecnologia
A tecnologia deve andar lado a lado para que a definição dos processos internos possa ser eficiente. Como o objetivo é a melhora dos processos, utilize um sistema para administração já que eles fornecem mais agilidade, organização, automatização e eficiência nos processos diários.
Os colaboradores devem estar integrados nas mudanças propostas, para que se tenha um bom entendimento geral da situação, já que suas informações estarão em um local só.