Armazenamento digital de documentos: conheça os benefícios

Com diversas ações sendo realizadas todos os dias nas empresas, todos os processos devem ser devidamente registrados, gerando inúmeros documentos que precisam ser guardados de forma apropriada e por tempo indeterminado.

Mas onde está o problema nisso?

Ao fazer o armazenamento em caixas, armários e salas os arquivos estarão sujeitos a deterioração caso não sejam guardados devidamente. Alguns fatores como, raios solares, umidade, sujeira, insetos e fungos podem acabar destruindo os documentos, sem contar a hipótese de grandes acidentes como incêndios ou inundações.

A importância da digitalização dos dados

A digitalização dos documentos gera mais segurança e praticidade para sua empresa. Caso o sistema possua armazenamento em nuvem suas informações poderão ser acessadas de qualquer local e dispositivo. O sistema é capaz de receber, processar, armazenar, compartilhar e realizar o backup dos arquivos da empresa, tudo em um só local, facilitando o acesso e consulta à algum arquivo específico quando necessário ou requerido.

Alguns benefícios do armazenamento digital

*Economia no espaço físico, que poderá ser usado para outros meios;

*Acesso fácil aos arquivos, evitando o deslocamento a vários setores;

*Redução de custos com caixas, papel, clips, grampos, fichas, elástico, tinta etc;

*Evita fraudes;

*Gerenciamento de arquivos à distância;

*Mais produtividade dos colaboradores;

*Redução de perdas à agentes externos;

*Fácil compartilhamento para clientes e funcionários;

*Controle de acesso;

*Mais segurança das informações.

Com os documentos digitalizados, seus clientes também serão beneficiados, pois o atendimento será mais ágil.

Para que suas informações possam ser digitalizadas existem alguns processos que o gestor precisa realizar.

*Prepare a documentação

*Digitalize os documentos;

*Converter os documentos e imagens em arquivos PDF, TIF ou JPG;

*Indexação;

*Disponibilizar acesso das informações;

*Arquivar no sistema.

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