Com diversas ações sendo realizadas todos os dias nas empresas, todos os processos devem ser devidamente registrados, gerando inúmeros documentos que precisam ser guardados de forma apropriada e por tempo indeterminado.
Mas onde está o problema nisso?
Ao fazer o armazenamento em caixas, armários e salas os arquivos estarão sujeitos a deterioração caso não sejam guardados devidamente. Alguns fatores como, raios solares, umidade, sujeira, insetos e fungos podem acabar destruindo os documentos, sem contar a hipótese de grandes acidentes como incêndios ou inundações.
A importância da digitalização dos dados
A digitalização dos documentos gera mais segurança e praticidade para sua empresa. Caso o sistema possua armazenamento em nuvem suas informações poderão ser acessadas de qualquer local e dispositivo. O sistema é capaz de receber, processar, armazenar, compartilhar e realizar o backup dos arquivos da empresa, tudo em um só local, facilitando o acesso e consulta à algum arquivo específico quando necessário ou requerido.
Alguns benefícios do armazenamento digital
*Economia no espaço físico, que poderá ser usado para outros meios;
*Acesso fácil aos arquivos, evitando o deslocamento a vários setores;
*Redução de custos com caixas, papel, clips, grampos, fichas, elástico, tinta etc;
*Evita fraudes;
*Gerenciamento de arquivos à distância;
*Mais produtividade dos colaboradores;
*Redução de perdas à agentes externos;
*Fácil compartilhamento para clientes e funcionários;
*Controle de acesso;
*Mais segurança das informações.
Com os documentos digitalizados, seus clientes também serão beneficiados, pois o atendimento será mais ágil.
Para que suas informações possam ser digitalizadas existem alguns processos que o gestor precisa realizar.
*Prepare a documentação
*Digitalize os documentos;
*Converter os documentos e imagens em arquivos PDF, TIF ou JPG;
*Indexação;
*Disponibilizar acesso das informações;
*Arquivar no sistema.
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