Os condomínios possuem uma quantia enorme de documentação, mesmo que alguns pareçam não ser importantes também devem ser guardados. Na falta de algum documento em possível processo contra o condomínio, a chance de perder o caso é alta, justamente por não possuir a documentação que serviria como prova.
Documentos que precisam ser guardados e por quanto tempo.
•Cartão de CNPJ: pode ser consultado no portal da RFB;
•Processos trabalhistas: permanente;
•Dossiê (Convenção/ Especificação): permanente;
•Prontuários de funcionários: permanente;
•Livro de inspeção do trabalho: permanente;
•Plantas de condomínio: permanente;
•Livros de atas de reuniões de assembleia: permanente;
•AVCB: 1 a 5 anos;
•Apólice do seguro de vida: 5 anos após a vigência;
•Seguro de Incêndio-Apólice: 5 anos após a vigência;
•Formulário CAGED: 5 anos;
•DIRF: 7 anos;
•GR Contribuição Sindical/Assistencial: 5 anos;
•Recibo de Vale Transporte: 5 anos;
•Holerite/ Recibo de Pagamento: 5 anos;
•RAIS: 5 anos;
•Folha de ponto: 6 anos;
•DARF PIS: 10 anos;
•DARF IRRF: 7 anos;
•Recibo de Vale Refeição/Cesta Básica: 10 anos;
•GPS (Guia da previdência social): 10 anos;
•GPS-Seguridade Social: 10 anos;
•Pasta de prestação de contas: 10 anos;
•Folha de pagamento: 10 anos;
•Exames médicos (Admissão, Demissão e Periódico): 20 anos;
•Laudo PPRA: 20 anos;
•GFIP: 30 anos;
•Orçamentos: até o final da garantia.
Devo arquivar ou digitalizar a documentação?
As duas formas servem, o importante é ter o acesso para apresentação desses documentos caso seja solicitado. Além de guardar os documentos fisicamente, o ideal seria manter uma versão digitalizada também.
E podemos te ajudar nisso, com a ap.controle seus dados estão seguros na nuvem, assim garantindo mais segurança e praticidade na busca dos arquivos.
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